El
Plan Único de Cuentas para los Comerciantes comenzó a aplicarse, a partir del 1
de enero de 1993, al nivel de reporte, a sociedades y comerciantes legal o
estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a partir del 1 de enero de
1994, al nivel de documento fuente, a sociedades y comerciantes con revisor
fiscal; y a partir del 1 de enero de 1995 regirá para todas las empresas
obligadas a llevar contabilidad.
Catálogo de Cuentas: el catálogo de cuentas y su
estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán
utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en
él.
No
obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar
internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones
diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre
éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estará
a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan
la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico.
Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable
conforme al Catálogo de Cuentas del mencionado Plan.
“Los
entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán
informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente”.
(Art. 2o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).
Abreviaturas:
“la denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo del Plan Unico de
Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación,
según le corresponda”. (Art. 4o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).
El
plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase: el primer dígito Subcuenta: los seis primeros dígitos
Grupo: los dos primeros dígitos Auxiliares: con siete o más dígitos
Cuenta: los cuatro primeros dígitos
Las
clases que identifica el primer dígito, son:
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costo de ventas
Clase 7: Costo de producción o de
operación
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras
Las
clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las
clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de resultados, y las
clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
Nota
Para
facilitar el aprendizaje y manejo del Plan Único de Cuentas, en algunos
ejercicios, las autoras conforman la nomenclatura con el grupo seguido del
nombre de la cuenta o con el nombre de la cuenta y el grupo entre paréntesis.
Registra
el valor de las devoluciones, originadas en compras efectuadas por el ente económico.
Algunos Principios y Normas de
Contabilidad
(Decreto
2649 del 29.12.93)
- Normas Sobre las Cuentas de Orden
- Conceptos Técnicos en Contabilidad
−
Artículo 35o. Activo: un activo es la representación financiera de un recurso
obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
Artículo
42o. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes reflejan
hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de
un ente económico.
Artículo
43o. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan
los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que,
por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la
administración del ente económico.
Artículo
44o. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar
las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y
en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las
declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
Artículo
45o. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son
utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con
terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se
usan también para ejercer control interno.
Artículo
46o. Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de orden
se deben observar las siguientes normas:
−
Se deben registrar bajo “cuentas de orden por derechos contingentes” los
compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
−
Se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades contingentes”
los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones.
−
Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas según la
naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta
deudora o acreedora por contra respectiva.
−
Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el
registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas
pertinentes exigen la creación de provisiones.
−
Artículo 6o. Ente económico: el ente económico es la empresa, esto es, la
actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica
el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma
tal que se distinga de otros entes.
−
Articulo 48o. Contabilidad de acusación o por acumulación: los hechos
económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.