PLAN ÚNICO DE CUENTAS

El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes comenzó a aplicarse, a partir del 1 de enero de 1993, al nivel de reporte, a sociedades y comerciantes legal o estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a partir del 1 de enero de 1994, al nivel de documento fuente, a sociedades y comerciantes con revisor fiscal; y a partir del 1 de enero de 1995 regirá para todas las empresas obligadas a llevar contabilidad.

Catálogo de Cuentas: el catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.

No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al Catálogo de Cuentas del mencionado Plan.

“Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente”. (Art. 2o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).

Abreviaturas: “la denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda”. (Art. 4o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).

El plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: el primer dígito                            Subcuenta: los seis primeros dígitos

Grupo: los dos primeros dígitos               Auxiliares: con siete o más dígitos

Cuenta: los cuatro primeros dígitos

  

Las clases que identifica el primer dígito, son:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costo de ventas

Clase 7: Costo de producción o de operación

Clase 8: Cuentas de orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

Nota

Para facilitar el aprendizaje y manejo del Plan Único de Cuentas, en algunos ejercicios, las autoras conforman la nomenclatura con el grupo seguido del nombre de la cuenta o con el nombre de la cuenta y el grupo entre paréntesis.

Registra el valor de las devoluciones, originadas en compras efectuadas por el ente económico.

Algunos Principios y Normas de Contabilidad

(Decreto 2649 del 29.12.93)

• Normas Sobre las Cuentas de Orden

• Conceptos Técnicos en Contabilidad

− Artículo 35o. Activo: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. 

Artículo 42o. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

Artículo 43o. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

Artículo 44o. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.

Artículo 45o. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.

Artículo 46o. Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas:

         − Se deben registrar bajo “cuentas de orden por derechos contingentes” los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.

         − Se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades contingentes” los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones.

         − Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.

         − Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.

          − Artículo 6o. Ente económico: el ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

          − Articulo 48o. Contabilidad de acusación o por acumulación: los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.